Bonjour,
Nous pouvons accéder aux PDF ou XLS générés suite à la saisie des formulaires, via le menu « Données », mais est-il possible d’automatiser la récupération du rapport envoyé en pièce jointe par mail à l’issu d’un formulaire ?
Ceci afin d’archiver en interne ces documents de manière automatique.
Bonjour,
Vous pouvez automatiser la récupération de vos rapports personnalisés par mail, en utilisant les scénarios de mails.
Dans les options du formulaire en question, allez dans les paramètres (roue dentée)
Aller dans l’onglet « Email »
Dans l’onglet contenu, vous pouvez donner un sujet au mail et définir son contenu (avec la possibilité d’utiliser des champs contenus dans le formulaire avec l’utilisation des balises)
Dans l’onglet destinataire, sélectionner le(s) destinataire(s) du mail
le mail peut être envoyé à l’auteur de l’enregistrement, une adresse mail statique, ou contenu dans un champs du formulaire (exemple capture ci-dessous)
Dans la partie pièces-jointes, sélectionner les éléments à envoyer par mail (ex: export personnalisé en pdf ou excel/word)
Note : un mail sera envoyé dès que les données seront envoyés aux serveur, ainsi qu’a chaque enregistrement de modifications (si l’option est activée)
Cordialement,
Louis
Nous pratiquons déjà cela au quotidien, mais donc les rapports ne sont reçus que par mail, charge au destinataire d’historiser les rapports reçus.
Le demande ici est que les rapports puissent être déposer directement dans une zone et pas seulement reçus via mail.
Je n’avais pas bien saisie la demande. Tout dépends de l’emplacement d’enregistrement de vos données. Voici quelques solutions possibles :
Si vous disposez de comptes office 365, vous pouvez utiliser un flux Power Automate pour enregistrer les pièces jointes des mails envoyés par Kizeo sur un Sharepoint/Onedrive
Kizeo permet également le dépôt des rapports sur un Dropbox. https://www.kizeo-forms.com/fr/synchronisation-compte-kizeo-forms-dropbox/
Si vous avez des compétences en développement, vous pouvez toujours vous appuyer sur l’API de Kizeo pour télécharger et enregistrer les rapports de manière automatique.
Peut-être que d’autres utilisateurs auront d’autres idées.
Cordialement,
Louis
Merci pour les pistes évoquées.
J’avais envisagé Power Automate ou tout simplement l’envoi par mail à un canal Teams (ce qui stocke les rapports dans SharePoint Online), mais je cherchais d’abord des solutions natives Kizeo.
Concernant l’API que nous utilisons déjà, il ne me semble pas possible d’accéder au rapport envoyé par mail mais simplement aux données, donc le résultat n’aura pas la même mise en forme, dites-moi si je me trompe.
Car même si on peut exporter un enregistrement de formulaire en Excel, il ne s’agit que de données brutes et pas de la mise en forme envoyée par mail.
Il est possible de récupérer un rapport personnalisé au format word/excel/pdf via l’API de Kizeo.
Dans un premier temps, il faut récupérer l’identifiant de l’export personnalisé en requêtant sur cette URL
https://www.kizeoforms.com/rest/v3/forms/:formId/exports
Puis, on peut récupérer l’export personnalisé
- au format word/excel
https://www.kizeoforms.com/rest/v3/forms/:formid/data/:dataId/exports/:exportId - en version PDF
https://www.kizeoforms.com/rest/v3/forms/:formid/data/:dataId/exports/:exportId/pdf
La réponse de l’API contiendra directement le rapport personnalisé généré
Avec
- :formid l’identifiant du formulaire
- :dataid l’identifiant de l’enregistrement
- :exportid l’identifiant de l’export personnalisé
Super !
C’est exactement ce que je cherchais, ça fonctionne bien.
Avec ça nous sommes autonomes, en complément des réponses précédentes.
